Minha primeira viagem a negócios. Com o que devo me preocupar?

Viagem a negócios pode parecer intimidador, principalmente quando falamos de negócios. Caso sua primeira experiência esteja chegando, você já pode se imaginar embarcando em uma nova aventura que mistura desafios e oportunidades! 

Aliás, nesse contexto, quem nunca se perguntou: “Será que estou esquecendo algo importante?” Pois bem, o universo das viagens corporativas também é um espaço para aprender, crescer e se surpreender.

Desde a organização da logística até a etiqueta no local, há muitos fatores a considerar para garantir que tudo saia conforme o planejado. E se for uma viagem internacional, as preocupações só aumentam. Portanto, vamos entender as principais questões por trás de uma oportunidade bem-sucedida.

Viagens nacionais e internacionais: o que muda?

Enquanto uma viagem nacional pode ser mais simples de organizar, uma viagem internacional exige um planejamento bem mais detalhado. Confira!

Antes de qualquer coisa, certifique-se de que sua documentação está em ordem. Para viagens nacionais, isso pode significar apenas um documento de identidade válido. Já para uma viagem internacional, você precisará de:

• Passaporte: Para viagens locais, um documento de identidade basta, mas viagens internacionais requerem passaporte válido e, muitas vezes, visto. Os Estados Unidos, por exemplo, têm processos específicos e detalhados.
• Certificado de vacinação internacional, dependendo do país.
• Moeda: No Brasil, você não precisa se preocupar com câmbio, mas ao viajar para o exterior, trocar a moeda local com antecedência é crucial.
• Saúde: Vacinas podem ser obrigatórias para certos países, enquanto no Brasil, isso geralmente não é uma preocupação para viagens corporativas.
• Fuso horário: Ajustar-se ao horário local é importante para evitar jet lag, algo que não ocorre em viagens domésticas.

Principais preocupações da viagem a negócios

1. Reserva de passagens e hospedagem

Escolha voos e acomodações que estejam alinhados às suas necessidades profissionais. Se você tem compromissos logo após o desembarque, opte por voos que chegam com boa margem de tempo. Além disso, prefira hotéis próximos ao local das reuniões para evitar atrasos.

Transporte

No Brasil, carros de aplicativo são a escolha padrão, mas em cidades como Paris ou Tóquio, o transporte público pode ser mais eficiente e culturalmente enriquecedor.

Pesquise as opções de transporte no destino. Por exemplo, em cidades como Nova York, o metrô é eficiente e econômico, enquanto em Los Angeles pode ser mais conveniente alugar um carro. Além disso, aplicativos como Uber ou Bolt funcionam bem na maioria das grandes capitais, mas em destinos como Tóquio, utilizar os trens locais pode ser uma experiência cultural única e prática. Em algumas cidades, aplicativos de carona compartilhada são eficientes. Em outras, alugar um carro pode ser mais prático. Verifique também a disponibilidade de transporte público confiável.

2. Organização da agenda

Um cronograma bem estruturado é essencial, portanto, inclua:

• Horários de reuniões e eventos.
• Endereços e contatos importantes.
• Tempo de deslocamento entre compromissos.

Dica extra: Adicione margens no cronograma para lidar com imprevistos, como trânsito ou atrasos em reuniões anteriores.

3. Preparativos profissionais

Antes de partir, é importante estar bem preparado profissionalmente:

• Estude o contexto: Pesquise sobre a empresa ou as pessoas que você encontrará. Que tal dar uma espiada nos perfis do LinkedIn ou redes sociais? Isso pode render insights valiosos e até tópicos para quebrar o gelo na conversa. Descubra interesses em comum, conquistas recentes da empresa ou até a cultura organizacional, e chegue preparado para impressionar! Conhecer seus objetivos e desafios ajuda a criar um impacto positivo.
• Prepare materiais: Certifique-se de que todas as apresentações, relatórios ou contratos estejam organizados e acessíveis, tanto fisicamente quanto digitalmente.
• Pratique: Treine discursos e apresentações para passar segurança.

4. Bagagem e aparência

O que levar na bagagem?

Para uma viagem a negócios, leve apenas o necessário:

• Roupas formais e confortáveis, de acordo com o dress code esperado.
• Itens tecnológicos, como notebook, carregadores e adaptadores.
• Medicamentos de uso pessoal e itens de higiene.

Evite excessos, mas também não deixe de levar itens essenciais que podem ser difíceis de encontrar no destino.

Cuidados com a aparência

Lembre-se de que a primeira impressão conta muito. Escolha roupas alinhadas ao perfil do evento e cuide de detalhes como asseio pessoal e postura.

5. Cultura e etiqueta no local

Viajar a trabalho significa também estar atento às práticas culturais do destino. Isso é especialmente importante em uma viagem internacional:

• Pesquise os costumes locais e evite comportamentos que possam ser considerados ofensivos.
• Aprenda algumas palavras básicas no idioma local ou tenha um aplicativo de tradução à mão.
• Seja pontual, pois isso demonstra profissionalismo em qualquer cultura.

Além disso, o seguro oferece tranquilidade para focar no trabalho, sabendo que você está protegido.

6. Cuidados com a saúde e bem-estar na viagem a negócios

Não negligencie sua saúde durante a viagem:

• Descanso: Durma bem antes e durante a viagem, especialmente se tiver compromissos importantes.
• Alimentação: Mantenha uma dieta equilibrada, evitando alimentos desconhecidos que possam causar mal-estar.
• Hidratação: Viajar pode ser desgastante, então beba água regularmente.

7. Comunicação e conectividade

• Plano de dados ou chip internacional: Certifique-se de que você terá acesso à internet para se comunicar e acessar informações.
• Acesso a ferramentas digitais: Garanta que você tenha todos os aplicativos e sistemas necessários instalados e funcionando.
• Contatos importantes: Salve números de telefone e endereços de pessoas e locais relevantes.

8. Gestão de imprevistos

Mesmo com todo o planejamento, imprevistos podem acontecer:

• Tenha um plano B para problemas como atrasos ou cancelamentos.
• Mantenha os contatos do seguro viagem e da empresa organizados.
• Esteja preparado para lidar com situações inesperadas com calma e flexibilidade.

Importância do seguro na viagem a negócios

Quando se trata de viagens a negócios, a segurança deve ser prioridade. Um seguro viagem bem escolhido, pode fazer toda a diferença entre resolver um problema com facilidade ou enfrentar contratempos que atrapalhem seus compromissos profissionais.

Para isso, você pode contar com os planos da Ciclic, que oferecem cobertura total em qualquer país que você estiver, e independente do seu meio de transporte ser um avião, carro, ônibus ou navio.

• Além disso, ao contratar o Seguro Viagem Ciclic, você conta com:
• Despesas médicas e hospitalares cobertas, incluindo casos de acidente, doença e Covid-19;
• Reembolso de itens essenciais, caso sua bagagem atrase mais de 6h;
•  Proteção de até USD 1.200 para bagagem extraviada;
• Atendimento 24h em português, de qualquer lugar do mundo;
• Telemedicina para primeiros cuidados médicos ou consultas simples;
•  Assistência global com ampla rede credenciada.

Transformando sua viagem a negócios

Sua primeira viagem a negócios não precisa ser motivo de ansiedade. Com um bom planejamento e as dicas que você acabou de conferir, é possível transformar essa experiência em um marco importante para sua carreira.

E já que falamos de tranquilidade, que tal garantir ainda mais segurança com um seguro seguro viagem confiável? A Ciclic oferece opções que atendem às suas necessidades e deixam você focado no que realmente importa: seus objetivos profissionais. Boa viagem e sucesso!